iBrain LTD · Private Limited Company (Ltd), registered in England & Wales · Company No. 13129970 · London, United Kingdom
iBrain LTD (“we”, “us”) is the data controller for personal data collected through The Back Kitchen. This policy explains what personal data we collect, why, how we protect it and what rights you have. We comply with the UK General Data Protection Regulation (“UK GDPR”) and the Data Protection Act 2018.
1. Who is the controller
The controller for your personal data is iBrain LTD, Private Limited Company (Ltd) registered in England & Wales, London, United Kingdom. You can reach us at info@ecomsocity.com.
2. Personal data we collect
- Account data: name, work email, phone (if provided), workspace role, login timestamps.
- Company data: company name, address, registration numbers, logo, team members.
- Content you upload: projects, BOQs, prices, contact details of your own clients & suppliers, files. This is Customer Data processed on your behalf — see §7.
- Payment data: handled by our payment processor; we receive only the confirmation and invoice summary, never your card details.
- Usage & device data: pages visited, actions taken, IP address, browser and OS — used for security, product improvement and basic analytics.
3. Why we use it & on what legal basis
- To provide the Service (contract) — deliver features, run your workspace, produce reports.
- To bill you and keep records (contract & legal obligation).
- To support you (contract) — reply to your emails and messages.
- To keep the platform secure (legitimate interest) — detect abuse, prevent fraud, keep audit logs.
- To improve the product (legitimate interest) — aggregated usage patterns, never using Customer Data to train third-party AI models.
- To send occasional product updates (legitimate interest, with opt-out) — you can unsubscribe from any email.
4. Who we share it with
We share personal data only with vetted service providers acting on our instructions:
- Supabase Inc. — database, authentication and file storage (EU region).
- Vercel Inc. — application hosting.
- Payment processor (e.g. Paddle / Stripe) — billing and tax compliance.
- OpenAI — only when you use optional AI features (text you send is processed on request; not used for training under our API terms).
- Google / Meta (WhatsApp) — only for optional integrations you enable (Drive links, WhatsApp sending).
We do
not sell your personal data and do not share it for third-party advertising.
5. International transfers
Our infrastructure is hosted in the UK / EU. Where personal data is transferred outside the UK (for example, to a US service provider), we rely on Standard Contractual Clauses (UK IDTA) plus additional safeguards, and only transfer what is necessary to provide the Service.
6. How long we keep it
We keep account and workspace data while your subscription is active and for up to 12 months after termination (for backups, disputes and legal claims). Billing records are kept for at least 6 years to comply with UK tax law. Anonymised usage statistics may be kept indefinitely.
7. Customer Data — you are the controller
When you upload personal data about your
own clients or suppliers (names, emails, phones),
you are the controller and
we are your processor. Our
Data Processing Agreement governs that relationship. We do not access or use that data except as needed to provide the Service.
8. Your rights
Under UK GDPR you can request to access, correct, erase, restrict or port your personal data, and to object to certain processing. Email info@ecomsocity.com and we will respond within one month. You also have the right to lodge a complaint with the UK Information Commissioner's Office (ICO — ico.org.uk).
9. Cookies & tracking
We use only essential cookies needed to keep you logged in and to remember basic preferences. We do not use third-party advertising or cross-site tracking cookies.
10. Workspace isolation & administrator access
Each company gets a private workspace protected by row-level security. Our platform administrator can see platform activity metadata (e.g. that a workspace was created) for operational reasons but cannot access another workspace's project data, prices, clients or files.
11. Security
We use encryption in transit (TLS), managed database access controls, role-based permissions and audit logging. No online service can be guaranteed 100% secure, but we follow reasonable industry practices and disclose breaches as required by law.
12. Children
The Service is a B2B product and is not directed to individuals under 18. We do not knowingly collect personal data from children.
13. Changes to this policy
We may update this policy from time to time. Material changes will be announced by email or in-product notice at least 30 days before they take effect.
14. Contact
For any privacy question or to exercise a right, email info@ecomsocity.com.
سياسة الخصوصية
هذه الترجمة العربية للتوضيح فقط؛ النسخة الإنجليزية هي المرجع القانوني.
iBrain LTD هي المتحكم في البيانات الشخصية التي تُجمع عبر منصة The Back Kitchen. توضّح هذه السياسة ما نجمعه ولماذا وكيف نحميه وما هي حقوقك. نلتزم بلائحة حماية البيانات البريطانية (UK GDPR) وقانون حماية البيانات 2018.
1. المتحكم
المتحكم في بياناتك الشخصية هو iBrain LTD، شركة محدودة مسجّلة في England & Wales، London, United Kingdom. تواصل معنا عبر info@ecomsocity.com.
2. البيانات التي نجمعها
بيانات الحساب (الاسم، البريد، الجوال، الدور، وقت الدخول). بيانات الشركة (الاسم، العنوان، أرقام التسجيل، الشعار، الفريق). المحتوى الذي ترفعه (المشاريع، جداول الكميات، الأسعار، جهات اتصال عملائك ومورّديك، الملفات) — يُعالَج بالنيابة عنك. بيانات الدفع (يتعامل معها مزوّد الدفع؛ نستلم فقط تأكيد العملية). بيانات الاستخدام (الصفحات، عنوان IP، المتصفح) للأمان والتحسين.
3. غرض الاستخدام والأساس القانوني
تقديم الخدمة، الفوترة، الدعم، حماية المنصة، تحسين المنتج (إحصائيات مجمّعة)، إرسال تحديثات المنتج (يمكن إلغاء الاشتراك). لا نستخدم بياناتك لتدريب نماذج ذكاء اصطناعي طرف ثالث.
4. مع من نشارك البيانات
مع مزوّدي خدمات موثوقين يعملون بأوامرنا: Supabase (قاعدة بيانات وتخزين — أوروبا)، Vercel (استضافة)، مزوّد الدفع، OpenAI (فقط عند استخدام ميزات الذكاء الاصطناعي الاختيارية)، Google/Meta (فقط للتكاملات الاختيارية). لا نبيع بياناتك ولا نشاركها للإعلانات.
5. النقل الدولي
بنيتنا التحتية بالمملكة المتحدة/الاتحاد الأوروبي. عند نقل بيانات خارج المملكة المتحدة نعتمد على البنود التعاقدية القياسية (UK IDTA) وضمانات إضافية.
6. مدة الاحتفاظ
نحتفظ ببيانات الحساب طوال فترة الاشتراك ولمدة تصل إلى 12 شهراً بعد الإنهاء (نسخ احتياطية، نزاعات). سجلات الفوترة تُحفظ 6 سنوات على الأقل التزاماً بالقانون البريطاني.
7. بيانات العميل — أنت المتحكم
8. حقوقك
بموجب UK GDPR تقدر تطلب: الوصول، التصحيح، الحذف، تقييد المعالجة، نقل البيانات، أو الاعتراض. راسلنا على info@ecomsocity.com ونرد خلال شهر. يحق لك تقديم شكوى لدى مكتب مفوض المعلومات البريطاني (ICO).
9. الكوكيز والتتبع
نستخدم فقط الكوكيز الأساسية لتسجيل الدخول وتذكّر الإعدادات. لا نستخدم كوكيز إعلانية من أطراف ثالثة.
10. عزل مساحات العمل
كل شركة تحصل على مساحة عمل خاصة محمية بحماية على مستوى الصف (RLS). مدير المنصة يرى نشاط عام (إنشاء مساحة عمل مثلاً) لكن لا يصل لبيانات مشاريع أو أسعار أي مساحة أخرى.
11. الأمان
نستخدم التشفير أثناء النقل (TLS) وضوابط وصول لقاعدة البيانات وصلاحيات حسب الدور وسجلات مراجعة. لا يمكن ضمان أمان أي نظام بنسبة 100% لكننا نتّبع الممارسات الصناعية.
12. الأطفال
الخدمة B2B وليست موجّهة لمن هم دون 18 عاماً.
13. تعديلات السياسة
قد نُحدّث هذه السياسة. التغييرات الجوهرية تُبلَّغ قبل 30 يوماً على الأقل.
14. التواصل
لأي استفسار أو ممارسة حقك، راسلنا على info@ecomsocity.com.